Kancelář tajemníka

• Telefonní seznam odboru

Pracovní náplň kanceláře tajemníka

Administrativa:

• zajišťuje chod a činnost sekretariátů starosty, 1. a 2. místostarosty a tajemníka,
• připravuje z podkladů odborů plán práce zastupitelstva a rady města,
• připravuje materiály vedení města pro jednání RM a ZM,
• zajišťuje kompletaci materiálů z jednotlivých odborů pro jednání RM a ZM,
• zajišťuje organizačně jednání RM a ZM,
• zajišťuje rozpracování usnesení zasedání ZM a RM,
• zajišťuje evidenci a kontrolu a plnění usnesení RM a ZM,
• zajišťuje pořizování zápisu z jednání rady a zastupitelstva města,
• zajišťuje zpracování čistopisu usnesení rady a zastupitelstva města,
• eviduje změny ve složení ZM, RM, výborů a komisí,
• zpracovává výpisy z jednání RM a zasedání ZM,
• zajišťuje komplexní před archivní péči a následnou archivaci starosty, místostarostů a tajemnice,
• vede evidenci razítek města a MěÚ v souladu se zákonem č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zajišťuje agendu finančního výboru a grémia podnikatelů,
• zajišťuje agendu interpelací,
• zajišťuje agendu peticí podaných na MěÚ,
• vede evidenci zápisů komisí rady a výborů zastupitelstva města,
• zajišťuje provoz spisového uzlu kanceláře tajemníka,
• vyřizuje písemnou a e-mailovou korespondenci vedení města,
• zajišťuje porady starostů správního obvodu III., včetně zápisů,
• eviduje zápisy z porad vedení, vedoucích odborů a kontrolu plnění úkolů,
• zajišťuje spolupráci při organizačním zajištění voleb,
• zajišťuje nahlížení do Sbírky zákonů,
• zajišťuje administrativní činnosti k zákonu č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů,
• zpracovává podklady pro vyplácení odměn členů ZM za účast na zasedání ZM,
• zpracovává přehled docházky uvolněných členů ZM,
• zajišťuje aktualizaci přílohy č. 1 (Jmenný seznam oprávněných úředních osob) směrnice Oprávněné úřední osoby dle zák. č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů,
• zajišťuje činnost tajemníka finančního výboru.

1. Oddělení informatiky:

• provádí rozbory a analýzy pro tvorbu technických projektů, projektování, koordinace servisu a údržby, správu banky dat,
• spolupracuje s projektanty informačních systémů a dodavatelskými firmami v oblasti podpory hardwarových a softwarových prostředků,
• rozvíjí technické a programové prostředky MěÚ,
• rozvíjí a provádí údržbu datové základny a softwaru MěÚ a MP
• provádí instalaci výpočetní techniky a softwaru,
• provádí drobné opravy výpočetní techniky,
• zajišťuje ochranu programových prostředků a datové základny před znehodnocením,
• řeší úkoly související s provozním zajištěním informačního systému MěÚ, průběžně sleduje nesprávné chování uživatelů a obsluhy a činí opatření k nápravě,
• školí zaměstnance MěÚ v ovládání výpočetní techniky,
• zajišťuje přípravu a postupnou realizaci technických prostředků na jednotlivých odborech MěÚ,
• provádí správu a údržbu telefonní sítě, správu a údržbu telefonních ústředen
• zajišťuje budování internetu a intranetu MěÚ,
• provádí vývoj vlastního software dle požadavků odborů a PO města,
• provádí správu a údržbu datového propojení budov MěÚ, PO,
• spolupracuje s dodavateli na údržbě a dalším rozšiřováním metropolitní optické sítě,
• spolupracuje s MP na údržbě a správě kamerového systému,
• spolupracuje s MP na údržbě a správě záznamového zařízení komunikace MP,
• spolupracuje s Informačním centrem Šumperk na údržbě a plnění dat do Datového skladu,
• spolupracuje s JSDH Šumperk na správě informačního systému hasičské zbrojnice,
• spolupracuje s JSDH Šumperk na údržbě webových stránek www.hasicisumperk.cz,
• zajišťuje chod informačních kiosků na území města,
• zajišťuje chod digitální úřední desky,
• zajišťuje chod vyvolávacího zařízení v budovách MěÚ,
• zajišťuje chod poplatkového automatu v budově Jesenická 31,
• zajišťuje připojení AIS k ISZR ve znění zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů,
• podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, spravuje elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup, a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek (Profil zadavatele),
• zajišťuje audio a videoslužby pro školení, zasedání RM a ZM apod.,
• v součinnosti s dodavateli zabezpečuje rozvoj mapového portálu a ostatních systémů GIS včetně pravidelné aktualizace jeho databází,
• zajišťuje technickou podporu k implementaci zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů,
• zajišťuje provoz a servis technologického centra ORP,
• zajišťuje údržbu, provoz a obměnu kopírovacích strojů,
• spolupracuje s obcemi ve správním obvodu při zavádění eGovernmentu,
• zajišťuje a koordinuje vydávání a využívání kvalifikovaných a komerčních zaměstnaneckých elektronických certifikátů a elektronické pečeti ve smyslu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, v platném znění a v souladu s nařízením Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu – eIDAS,
• zajišťuje a koordinuje činnosti a služby související se zákonem č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zajišťuje připojení a čerpání služeb z Centrálního místa služeb (CMS) a následně sítí, které jsou s ním propojeny pomocí Komunikační infrastruktury veřejné správy (KIVS) přes Integrovanou telekomunikační síť (ITS) ministerstva vnitra České republiky,
• zajišťuje správu a evidenci služeb a uživatelů v Jednotném identitním prostoru (JIP) a v Katalogu autentizačních a autorizačních služeb (KAAS),
• zajišťuje prezentaci otevřených dat podle § 3 odst. 11 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

2. Oddělení personální:

V oblasti práce a mezd zajišťuje:

• komplexní mzdovou agendu,
• zpracování mzdové agendy MP Šumperk a JSDH,
• zpracování a zadávání základních mzdových údajů z evidence docházky,
• výpočet sociálního pojištění včetně odvodu, statistiky a důchodového spoření,
• výpočet zdravotního pojištění a výpočet daně,
• vedení evidenčních listů pro důchodové zabezpečení,
• provádění srážek zaměstnancům z mezd/platu,
• zpracování ročního zúčtování daní zaměstnancům,
• zpracování mzdových listů zaměstnanců za daný kalendářní rok a jejich archivace,
• zajišťování elektronické komunikace s OSSZ,
• zpracování dohod HOME OFFICE zaměstnanců,
• zpracování a evidenci rozhodnutí o insolvenci a exekučních příkazů zaměstnanců města,
• zpracování výpočtu zákonného pojištění odpovědnosti organizace za škodu a pracovní úrazy, včetně odvodu, výpočet odškodnění pracovních úrazů,
• vystavování platebních poukazů pro pokladnu a účtárnu,
• statistiku PaM,
• výpočet odměn dle uzavřených dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce včetně zajištění výplat, odvodů na sociální a zdravotní pojištění,
• kontrolu dohod (dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti), včetně docházky,
• plnění usnesení RM ve věcech realizace mzdových opatření zaměstnanců, volených členů ZM a RM,
• zpracování odměny členů komisí RM a výborů ZM,
• vystavování potřebných dokladů zaměstnancům k vyřízení starobního, invalidního, částečně invalidního, vdovského/vdoveckého a sirotčího důchodu,
• zpracování výkazu vyúčtování daně z příjmu za organizaci,
• zpracování Informačního systému o platech za organizaci a příspěvkové organizace,
• zpracování archivních prací na úseku práce a mezd.

V oblasti personální zajišťuje:

• výběrová řízení na obsazení pracovních pozic na MěÚ Šumperk podle zákona o úřednících (vyhlašování, způsoby zveřejnění, informace uchazečům, shromažďování žádostí, evidence, průběh VŘ až do ukončení VŘ),
• řešení aktuálních i připravovaných změn v rámci MěÚ s příslušnými vedoucími zaměstnanci,
• uzavírání, rozvazování a změny pracovního poměru u MěÚ včetně evidence,
• záležitosti týkající se pracovního poměru členů ZM dlouhodobě uvolněných ze svého zaměstnání pro výkon funkce,
• záležitosti týkající se pracovního poměru jmenovaných funkcí,
• řešení pracovně právních otázek podle zákoníku práce a dalších pracovně právních předpisů,
• aktuální evidenci stavu zaměstnanců na jednotlivých odborech MěÚ,
• agendu spojenou s vedením osobních spisů, jejich kontrolou a ochranou osobních údajů zaměstnanců, evidenci rejstříku trestů a agendu lustrací jmenovaných vedoucích úředníků,
• agendu povolování jiné výdělečné činnosti pro zaměstnance MěÚ v souladu se zákonem o úřednících,
• zabezpečování dohod o hmotné odpovědnosti zaměstnanců MěÚ,
• evidenci pracovních poměrů na dobu určitou,
• podílí se na zpracování vnitřních směrnic týkajících se personální agendy,
• podílí se na tvorbě kolektivní smlouvy,
• zpracování agendy za personální oddělení dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, a vede o tom příslušnou evidenci,
• zařazování pracovníků do příslušných tříd a vystavování platových výměrů,
• podílí se na jednání ve věcech tvorby a použití sociálního fondu, zpracovává do rozpočtu výši odvodu do sociálního fondu, včetně provádění odvodů záloh a vyúčtování dle čerpání mzdových prostředků,
• přípravu návrhů na stanovení rozpočtu (limitu) peněžních prostředků na platy zaměstnanců, ostatních osobních výdajů (dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti), počty zaměstnanců, zpracování rozpočtu a rozborů hospodaření v působnosti personálního oddělení,
• zpracování čerpání a vývoj mezd zaměstnanců MěÚ, uvolněných a neuvolněných členů ZM, zpracovává rozpočet mzdových prostředků zaměstnanců MěÚ a ostatních osobních výdajů (dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti), komisí RM a výborů ZM,
• platovou inventuru zaměstnanců MěÚ a členů ZM,
• zpracování výkazů pro Úřad práce Šumperk (výkaz o vývoji zaměstnanosti a její struktuře, výkaz o plnění povinného podílu občanů se ZPS),
• metodické usměrňování MP a JSDH v oblasti personální a mzdové agendy. Metodicky pomáhá organizacím města (příspěvkové organizace města, organizace s majetkovou účastí města) v oblasti personální a mzdové agendy,
• zpracování na základě návrhu vedoucích odborů a se souhlasem tajemnice dohody o změně pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr a další pracovně právní úkony vymezené v pracovním řádu,
• plnění úkolů města v péči o zaměstnance a povinností města jako zaměstnavatele ve smyslu zákonů o sociálním a důchodovém pojištění, pojistném na sociálním a zdravotním pojištění, o zaměstnanosti a dalších předpisů,
• zpracování a přípravu návrhů dohod o zvýšení kvalifikace zaměstnanců, které předkládá tajemnici MěÚ, vede evidenci dohod, kontroluje průběh studia, čerpání úlev dle ZP,
• začlenění nového zaměstnance při nástupu do úřadu, tj. přihlášení ke vstupnímu vzdělávání úředníků, ZOZ, BOZP, vstupní lékařskou prohlídku u smluvního lékaře, nahlášení nového zaměstnance na oddělení informatiky,
• agendu spojenou s pracovně lékařskou službou dle zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 79/2013 Sb., o pracovně lékařských službách, v platném znění – vstupní, periodické a mimořádné prohlídky zaměstnanců MěÚ,
• personální a odborné vedení pokladen v budovách na nám. Míru 1 a Jesenická 31, včetně kontrol,
• evidenci služebních průkazů zaměstnanců MěÚ Šumperk,
• evidenci dovolených, včetně plánů dovolených zaměstnanců MěÚ Šumperk,
• evidenci zaměstnaneckých dohod – mobilní telefony,
• evidenci přesčasové práce zaměstnanců MěÚ Šumperk,
• sledování lhůt proškolení a zpracovává podklady pro tato školení.

V oblasti vzdělávání zajišťuje:

• agendu spojenou s kvalifikací zaměstnanců MěÚ (odbornou profesní přípravou) včetně kontaktu se školícími agenturami,
• vzdělávání na MěÚ podle zákona č. 312/2002 Sb. (vstupní, průběžné, zvláštní odborná způsobilost, vzdělávání vedoucích úředníků),
• hospodaření s rozpočtem na vzdělávání zaměstnanců MěÚ, členů RM a ZM, včetně platebních příkazů,
• zpracování koncepce vzdělávání zaměstnanců MěÚ,
• organizaci studia na středních a vysokých školách, uzavírání dohod o studiu se zaměstnanci MěÚ, včetně evidence,
• doškolování v odborných kurzech, rekvalifikace,
• interní vzdělávání (jazykové kurzy, odborná školení atd.) dle potřeb organizace,
• evidenci plánů vzdělávání úředníků a spolupracuje při jejich sestavení s příslušnými vedoucími úředníky včetně evidence doby vzdělávání ve správních činnostech dle zákona o úřednících,
• evidenci o uznání rovnocennosti vzdělání dle vyhlášky č. 304/2012 Sb., o uznání rovnocennosti vzdělání úředníků územních samosprávných celků, v platném znění, hodnocení plánu vzdělávání jednotlivých zaměstnanců a podle výsledku hodnocení provádí jeho aktualizaci.

• zajišťuje provoz kontaktních míst veřejné správy (Czech pointu) tj. provádí autorizovanou konverzi dokumentů na žádost, agendu ISDS, základní registry, vydává všechny ověřené výpisy a ostatní podání, které jsou v databázi Czech point obsaženy pro veřejnost,
• provádí ověřování shody opisu nebo kopie s listinou (vidimace) a ověřování pravosti podpisu dle požadavků občanů (legalizace),
• zabezpečuje provoz podatelen a výpraven, tj. provádí prvotní evidenci a označení přijatých dokumentů, zajišťuje vypravení a kontrolu poštovních zásilek, eviduje vrácené doručenky,
• zajišťuje skenování došlých podání, tj. skenuje dokumenty, které je z legislativního a technického hlediska možné naskenovat, umožňuje přístup zaměstnancům MěÚ Šumperk ke skenovacím linkám,
• zajišťuje provoz elektronické podatelny v budově nám. Míru 1, tj. přijímá podání doručena na elektronickou adresu úřadu,
• spravuje komplexní agendu informačního systému datových schránek, tj. přijímá všechna podání doručená prostřednictvím datových schránek, předává je příslušným útvarům a současně zajišťuje vypravení zásilek prostřednictvím datové schránky města,
• zajišťuje obsluhu telefonní ústředny,
• provádí evidenci dokumentů zveřejňovaných na úřední desce,
• zpracovává a aktualizuje směrnici k využívání úřední desky města včetně dálkového přístupu,
• podává občanům informace týkající se provozu úřadu, umístění a činnosti zaměstnanců MěÚ Šumperk jednotlivých odborů,
• kopíruje písemnosti pro občany za úplatu,
• vydává a eviduje stravenkové karty pro zaměstnance MěÚ Šumperk,
• doručuje materiály pro jednání ZM,
• zpracovává a aktualizuje Spisový řád,
• kontroluje dodržování Spisového řádu zaměstnanci MěÚ Šumperk,
• zajišťuje průběžnou metodickou správu automatizovaného systému SSL,
• zajišťuje průběžný styk se zaměstnanci MěÚ Šumperk, zajišťuje a realizuje metodická školení zaměstnanců MěÚ Šumperk v SSL, realizuje školení pro nové zaměstnance MěÚ Šumperk, provádí sběr připomínek uživatelů a jejich vyhodnocení,
• zadává úkoly pro implementátora systému GINIS, hlídá termíny splnění úkolů a návaznost změn mezi jednotlivými moduly systému GINIS,
• koordinuje a posuzuje návrhy zavedení nových modulů v návaznosti na eSSL a jejich provázanost,
• zajišťuje provoz centrální spisovny v budově na ulici Bří. Čapků,
• kontroluje předávání provozně neupotřebených archiválií z příručních spisoven do centrální spisovny.

Vybrané právní předpisy:

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,
• zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu okresními a obecními úřady a o vydávání potvrzení orgány obcí a okresními úřady, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, v platném znění,
• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen nařízení eIDAS),
• národní standard pro elektronické systémy spisové služby (dále jen NSESSS),
• nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů),
• zákon č. 128/2000 Sb., zákon o obcích, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 245/2000 Sb., o státních svátcích, ostatních svátcích o významných dnech a o dnech pracovního klidu, ve znění pozdějších předpisů,
• NV č. 590/2006 Sb., kterým se stanový okruh a rozsah jiných důležitých osobních překážek v práci, v platném znění,
• zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• NV č. 341/2017 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, v platném znění,
• NV č. 222/2010 Sb., o katalogu prací ve veřejných službách a správě, v platném znění,
• NV č. 567/2006 Sb., o minimální mzdě, o nejnižších úrovních zaručené mzdy, o vymezení ztíženého pracovního prostředí a o výši příplatku ke mzdě za práci ve ztíženém pracovním prostředí, v platném znění,
• NV č. 595/2006 Sb., o způsobu výpočtu základní částky, která nesmí být sražena povinnému z měsíční mzdy při výkonu rozhodnutí, a o stanovení částky, nad kterou je mzda postižitelná srážkami bez omezení (nařízení o nezabavitelných částkách), v platném znění,
• zákon č. 110/2006 Sb., o životním existenčním minimu, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti (exekuční řád) a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška č. 79/2013 Sb., o provedení některých ustanovení zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách (vyhláška o pracovnělékařských službách a některých druzích posudkové péče), v platném znění,
• zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška č. 284/1995 Sb., kterou se provádí zákon o důchodovém pojištění, v platném znění,
• zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů,
• vyhláška č. 125/1993 Sb., kterou se stanoví podmínky a sazby zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovních úrazu nebo nemoci z povolání, v platném znění,
• zákon č. 2/1991 Sb., o kolektivním vyjednávání, ve znění pozdějších předpisů,
• zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní republiky, České republiky a Slovenské republiky (tzv. lustrační zákon), ve znění pozdějších předpisů

Související témata